Come determinare il periodo di conservazione dei dati?

Dovrai indicare per ogni finalità il periodo di conservazione dei dati. È importante infatti assicurarsi che i dati vengano conservati solo per il minimo necessario per ogni trattamento e che sia sempre previsto un termine. I dati non potranno essere trattenuti oltre il periodo stabilito.

Le ragioni di questi obblighi sono fondate sul principio di minimizzazione dei dati secondo cui i dati devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati.

In virtù del principio di esattezza è invece necessario verificare che i dati raccolti siano corretti e sempre aggiornati. È necessario infatti che vengano adottate tutte le misure idonee a cancellare o rettificare tempestivamente i dati eventualmente inesatti rispetto alle finalità per le quali sono raccolti.

Infine, il principio della limitazione della conservazione impone che i dati personali siano conservati in una forma che consenta l'identificazione degli interessati per un arco di tempo limitato e non superiore al conseguimento delle finalità del trattamento.

I dati personali possono essere conservati per periodi più lunghi solo per fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici, fatta salva l'attuazione di misure tecniche e organizzative adeguate a tutela dei diritti e delle libertà dell'interessato.