Come Gestire la tua Associazione: 8 Punti Chiave

Hai appena costituito la tua associazione e ti chiedi cosa devi fare per gestirla al meglio? In questa guida ti daremo alcuni consigli pratici per iniziare e regolare gli aspetti più importanti per evitare gli errori più comuni e creare tutta la documentazione necessaria. Abbiamo selezionato 8 punti chiave che qualsiasi associazione (culturale, sportiva, o ETS) dovrebbe affrontare per essere in regola. Vediamoli uno per uno.

1. Gestisci gli aspetti fiscali e la contabilità della tua associazione

Per gestire correttamente la contabilità dell’associazione, ti consigliamo di chiedere il supporto di un commercialista il quale ti aiuterà a:

• capire se la tua associazione ha bisogno di una partita IVA e se necessario aprirla
• inviare all’Agenzia delle Entrate del modello EAS per avere diritto alle agevolazioni fiscali
• tenere il registro delle entrate e delle uscite, con le relative fatture, ricevute e documenti giustificativi
• redigere un bilancio o un rendiconto di cassa (se le entrate sono inferiori a €300 mila) che dovrà essere approvato dall’assemblea dei soci
• se la tua associazione è una ETS (Ente del Terzo Settore), depositare il bilancio o il rendiconto di cassa al RUNTS

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2. Apri un conto corrente

Se vuoi gestire le entrate e le uscite della tua associazione in modo trasparente e tracciabile, hai bisogno di aprire un conto corrente. Per aprirlo, devi ottenere il codice fiscale e presentare alla banca alcuni documenti, tra cui l'atto costitutivo, lo statuto e il codice fiscale dell'associazione. Inoltre, devi attribuire i poteri di operare sul conto al presidente o a un consigliere.

Il conto corrente è uno strumento che ti offre diversi servizi e agevolazioni, a seconda della banca che scegli e in base alle esigenze della tua associazione. Per aprire un conto corrente per la tua associazione, ti consigliamo Qonto. Grazie al loro servizio innovativo e 100% online, riuscirai ad essere operativo in pochi minuti con una assistenza rapida, 7 giorni su 7 e con il massimo livello di sicurezza.

3. Metti in regola le persone che fanno parte della tua associazione

Mettere in regola le persone che fanno parte della tua associazione è importante per poter giustificare le uscite di cassa dell'ente ed evitare sanzioni, contenziosi e richieste di danni. Per questo motivo, è importante seguire le normative vigenti e stipulare contratti adeguati con associati, dipendenti, collaboratori e fornitori.

Associati 

Gli associati sono le persone che aderiscono alla tua associazione e ne condividono gli scopi e le attività. I dati degli associati, come nome, cognome, data di nascita, codice fiscale e la data di pagamento delle quote associative, devono essere trascritti nel libro soci. Il libro soci è un documento in formato elettronico o cartaceo che va aggiornato ogni volta che si verifica una variazione, come nuove iscrizioni, dimissioni o decessi. Deve essere conservato presso la sede legale dell'ente.

Volontari 

I volontari sono le persone che dedicano gratuitamente e in modo continuativo il loro tempo e le loro competenze in favore dell’associazione. Chi fa il volontario non può ricevere alcun compenso ma solo rimborsi delle spese effettivamente sostenute e documentate e deve essere coperto da assicurazione.

Quando un’associazione si avvale del supporto di volontari non occasionali per le proprie attività, deve annotare obbligatoriamente i dati anagrafici, l'inizio e la fine della loro collaborazione in un registro dedicato (registro dei volontari). 

Questo registro essere tenuto in modalità cartacea o telematica. Se cartaceo, va vidimato da un pubblico ufficiale (es. segretario comunale). Se telematico, va vidimato almeno una volta all’anno. Deve essere conservato presso la sede legale.

Dipendenti 

Prima di assumere un dipendente, devi scegliere il tipo di contratto più adatto alle esigenze dell’associazione e a quelle del dipendente tra le varie forme previste dalla nostra normativa (a tempo indeterminato, determinato, part-time, etc.). Per un maggior approfondimento, puoi leggere la nostra guida su come assumere il tuo primo dipendente.

Collaboratori e Fornitori

L’associazione può avere la necessità di avere delle collaborazioni con degli esterni o degli associati per svolgere alcune attività specifiche. Questi collaboratori possono essere professionisti, consulenti, esperti, docenti, etc.
Al fine di regolare il rapporto di collaborazione con questi soggetti, è necessario stipulare un contratto adeguato che tenga conto della natura e della durata dell'incarico o della prestazione. Di norma, i tipi di contratto più utilizzati per questi casi sono il contratto di servizio continuativo o il contratto d'opera.

Quando la tua associazione necessita di accedere a beni o servizi, è importante stipulare contratti che delineano chiaramente i servizi offerti, le modalità di esecuzione, le condizioni di pagamento, e la durata, tra le altre cose. Potrebbero rivelarsi utili anche i seguenti:

• Contratti di somministrazione: necessari per le forniture di beni su base periodica
• Contratti di noleggio: utilizzati quando si rende disponibile un bene per un periodo di tempo determinato
• Contratti di comodato: riguardano la disponibilità gratuita di beni.

Il fine principale di un contratto è tutelare l'associazione e prevenire eventuali conflitti o incomprensioni. Inoltre, è essenziale avere a disposizione i documenti che giustificano le spese dell'ente.

4. Gestisci la privacy dell’associazione

La privacy è un diritto fondamentale che riguarda la protezione dei dati personali delle persone coinvolte nella tua associazione, sia internamente sia esternamente. Per rispettare la privacy, devi seguire le norme che regolano il trattamento dei dati, evitando l'accesso e la diffusione non autorizzati dei dati. Inoltre, devi garantire la trasparenza e la responsabilità nei confronti delle persone interessate, informandole su come usi i loro dati e chiedere il consenso quando necessario. Per esempio, quando un associato si iscrive e ti fornisce i suoi dati (nome, cognome, e-mail, telefono) dovrai consegnarli l'informativa privacy dell'associazione, farla firmare e tenerla nella tua documentazione.

La privacy non è solo un obbligo legale, ma ti aiuta a migliorare la fiducia e la reputazione della tua associazione, oltre a prevenire sanzioni. Per saperne di più sulla privacy e su come adeguarti, puoi leggere questo articolo Adeguamento GDPR: Mettiti in Regola con Pochi Semplici Passi.

5. Metti in regola il sito web della tua associazione

Se la tua associazione vuole creare un sito web, devi seguire alcune semplici regole:

1. inserire i dati obbligatori del sito web (nome, codice fiscale, sede legale)
2. creare i termini e condizioni del sito
3. pubblicare le informative privacy e cookie
4. chiedere il consenso, quando necessario

Per maggiori informazioni, puoi leggere la nostra video guida: 7 regole per mettere a norma il tuo sito web.

Se la tua associazione è un Ente del Terzo Settore (ETS) con entrate superiori a €100 mila annui, sei obbligato ad avere un sito e a pubblicare annualmente e tenere aggiornati i compensi attribuiti agli associati, ai membri del consiglio direttivo e dell'organo di controllo e ai dirigenti. Inoltre, dovrai pubblicare le sovvenzioni ricevute da enti pubblici che superano la soglia di €10 mila.

6. Scegli la sede legale della tua associazione 

La sede legale è il luogo scelto dai soci come sede amministrativa e fiscale dell'associazione. Qui devono essere conservati tutti i documenti che si riferiscono all’attività (es. libro soci, registro volontari, libro assemblee, comunicazioni, bilanci, etc.). La sede legale deve essere stabilita in Italia e indicata nell’atto costitutivo e comunicata al RUNTS (se l'associazione è un Ente del Terzo Settore).

Ci sono diverse opzioni per scegliere la sede legale. Puoi decidere di prendere dei locali in locazione (pagando un canone) o in comodato d’uso gratuito. È comunque possibile stabilire la sede presso il domicilio di uno dei soci. Per maggiori dettagli, puoi approfondire in questa guida Sede Legale Associazione: Cos'è e Come Cambiarla.

7. Gestisci eventi e sponsorizzazioni

Un modo tipico di finanziare l'associazione è quella di organizzare eventi o di ricevere sponsorizzazioni. In entrambi i casi, è fondamentale avere dei contratti chiari e ben strutturati.

Per la gestione degli eventi o gare, si può usare ad esempio un contratto per location eventi e mostre per regolare l'uso temporaneo dello spazio ed eventuali servizi connessi alla sua organizzazione.

Per quanto riguarda le sponsorizzazioni, invece, sarà indispensabile stipulare un contratto di sponsorizzazione. Questo documento è molto utilizzato in particolare per associazioni sportive dove le sponsorizzazioni sono tipiche. Permette di definire accordi tra l'associazione e uno sponsor, come i diritti di visibilità del marchio, le modalità e i tempi di erogazione dei contributi, e le eventuali controprestazioni da parte dell'associazione.

8. Registra il logo dell'associazione

Per aumentare la buona reputazione della tua associazione e renderla riconoscibile, il modo migliore è quello di scegliere un marchio (nome e/o logo) che la identifichi e la distingua dalle altre. Un marchio deve essere originale e rappresentativo dell’attività dell’ente. Una volta scelto, il marchio va registrato.

La registrazione del marchio permette di avere un diritto esclusivo al suo utilizzo. Questo significa che l’associazione potrà vietare ad altri l'uso di marchi identici o simili al proprio. Per maggiori informazioni, puoi leggere la nostra guida Come proteggere brand e idee.

LexDo.it offre un servizio completo di registrazione del marchio che include:

• la ricerca di anteriorità per verificare se esistono già marchi simili o identici
• la scelta della tipologia di marchio più adatta 
• il deposito della domanda di registrazione

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