Libri Sociali SRL: Libri Obbligatori e Come Vidimarli

Vuoi saperne di più sui libri sociali di una SRL? Di seguito tutte le informazioni sui libri obbligatori e sulla loro vidimazione.

Cosa sono i libri sociali

I libri sociali sono i documenti che registrano le attività svolte e riportano la composizione di una società. Si tratta di uno degli adempimenti necessari dopo la costituzione della SRL. In questi libri vengono trascritte le decisioni prese dai diversi organi societari (come amministratori, assemblea, etc.). Questi documenti, insieme alle scritture contabili, offrono una rappresentazione della vita della società e delle operazioni economiche compiute (es. acquisti, vendite, etc.).

Per legge, i libri sociali e le scritture contabili devono essere conservati per 10 anni dall'ultima data di registrazione. La conservazione può essere cartacea ed elettronica e ha la finalità di rendere trasparente la gestione dell'impresa.

I libri sociali obbligatori per una SRL

L'art. 2478 c.c. indica i libri sociali che devono essere obbligatoriamente tenuti da una società a responsabilità limitata. Si tratta di tre libri:

• Libro delle decisioni dei soci: contiene le trascrizioni dei verbali delle assemblee che riportano le decisioni prese dai soci sulle materie di loro competenza attribuite nell'atto costitutivo
• Libro delle decisioni degli amministratori: riporta le specifiche attività dell'organo amministrativo
• Libro delle decisioni del collegio sindacale (se presente): contiene la trascrizione delle attività dei sindaci

Le scritture contabili obbligatorie

Oltre ai libri appena visti, la società è obbligata a tenere anche alcune scritture contabili. Si tratta di documenti che rappresentano i movimenti economici e finanziari della società e sono quelli previsti dall'art. 2214 c.c.:

• Libro giornale: contiene le annotazioni delle operazioni economiche compiute dall'impresa giorno per giorno
• Libro degli inventari: contiene l'indicazione e le valutazioni delle attività (es. crediti, macchinari, etc.) e delle passività (es. debiti, etc.)
• Ogni altra scrittura richiesta dalla natura e dalla dimensione dell'impresa (ad esempio, a fini fiscali, il registro IVA, il registro dei beni ammortizzabili, etc.)

La mancata o irregolare tenuta dei libri sociali e delle scritture contabili rientra tra le responsabilità degli amministratori di una SRL. Anzitutto, la società perderebbe un importante mezzo di prova in un'eventuale giudizio in tribunale. Inoltre é prevista una sanzione pecuniaria che può arrivare a €8.000.

La vidimazione e il ravvedimento

Quando si parla di vidimazione dei libri sociali di una SRL ci si riferisce ad un adempimento che si divide in tre diverse operazioni:

• La bollatura dei libri, vale a dire il pagamento di un’imposta di bollo
• La vidimazione vera e propria che consiste nel “marcare” ogni pagina dei libri con un timbro. Questa operazione viene svolta da un notaio o da un funzionario della camera di commercio
• Il pagamento di una tassa di concessione governativa obbligatoria. L'importo è di €309,87, oppure di €516,46 se il capitale sociale è superiore a €516.456,90.

Le società appena costituite devono completare questo adempimento prima della presentazione della dichiarazione di inizio attività che di solito viene effettuata dal commercialista al momento dell’apertura della partita IVA della società. Per questa ragione, la prima vidimazione viene fatta dal notaio che si è occupato della costituzione della società. In genere, per questa attività il notaio richiede un onorario intorno ai €150 oltre IVA che include anche la predisposizione dei libri. In alternativa, è possibile procedere in autonomia presso la camera di commercio. In questo caso il costo è inferiore perché, oltre ai bolli e alla tassa, si pagheranno solo €25 di diritti di segreteria per ogni libro sociale vidimato. Bisogna però considerare che si dovrà fare molta attenzione e predisporre i libri sociali in maniera autonoma senza commettere errori.

La tassa va poi pagata ogni anno, entro il 16 di marzo. In caso di mancato pagamento, la società può incorrere in una sanzione dal 100% al 200% dell'importo della tassa. Tuttavia, è possibile un pagamento tardivo dell'importo, aumentato della quota interessi dovuta per il ritardo (cosiddetto ravvedimento operoso). In questo caso viene comunque applicata la sanzione vista in precedenza, ma la stessa è progressivamente ridotta in base alle specifiche dell'Agenzia delle entrate.

La tassa di concessione governativa è un costo forfettario e non dipende dal numero di libri sociali vidimati. Come accennato oltre a tale tassa vanno pagate anche le imposte di bollo sui singoli libri attraverso l'apposizione di una marca da bollo di €16 per ogni 100 pagine di libro. Sono esclusi dall'obbligo di pagamento dei bolli il libro giornale, il libro degli inventari e i registri fiscali (ad esempio quello sull’IVA). Per questi libri è obbligatoria soltanto la numerazione progressiva delle pagine e la vidimazione del notaio.

I libri sociali nella società a responsabilità limitata semplificata

Una SRL semplificata (SRLS) è una forma particolare di società a responsabilità limitata costituita con costi contenuti ma che prevede alcune limitazioni come, ad esempio, uno statuto standard non modificabile. Questo tipo di società è tenuta a mantenere gli stessi libri sociali obbligatori di una SRL ordinaria. Le disposizioni di legge in tema si riferiscono alle società a responsabilità limitata in generale, non prevedendo nessuna differenza per quelle semplificate. L'unica particolarità riguarda i costi per la vidimazione dei libri sociali. La società semplificata, infatti, è tenuta a versare soltanto la tassa di concessione governativa mentre è esonerata dal pagamento delle imposte di bollo.

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