Contabilità Associazioni: Bilancio e Obblighi Fiscali

La contabilità delle associazioni riguarda principalmente la registrazione di tutte le entrate e le spese e la predisposizione del bilancio annuale. Vediamo come tenere correttamente la contabilità di una no profit e quanto costa.

La contabilità delle associazioni culturali, sportive e di ogni altro tipo

La corretta tenuta della contabilità è indispensabile per la buona gestione di ogni associazione. Il fatto che tutti i movimenti economici siano tracciati assicura agli amministratori e agli associati il continuo controllo sull'andamento dell'attività. Inoltre, il rispetto degli adempimenti contabili evita possibili sanzioni, come ad esempio la perdita delle agevolazioni fiscali riservate alle no profit.

Le regole da rispettare non cambiano a seconda della tipologia di associazione. Associazioni sportive dilettantistiche, culturali, di promozione sociale o di volontariato devono tutte soddisfare gli stessi adempimenti contabili. Fanno eccezione le ONLUS per le quali sono previste alcune regole particolari. Tuttavia, quest'ultimo tipo di associazione sta per essere cancellato dall'effettiva entrata in vigore della riforma del terzo settore.

La tenuta dei documenti contabili spetta al consiglio direttivo che è responsabile della gestione di tutte le attività dell'ente e di ogni adempimento fiscale. I documenti devono essere mantenuti aggiornati, conservati presso la sede sociale e resi liberamente consultabili dagli associati che possono sempre contestarne la correttezza. Vediamo in dettaglio i documenti da tenere e gli obblighi da rispettare.

Libri sociali, registri e documenti obbligatori

Ogni associazione deve conservare nella propria sede legale i seguenti libri sociali:

• il libro soci nel quale si registrano i dati di tutti gli iscritti all'ente
• il libro dei verbali delle assemblee dove sono trascritti tutti i verbali delle assemblee degli associati
• il libro dei verbali delle riunioni dell’organo amministrativo in cui si registrano tutte le delibere degli amministratori
• il libro dei volontari (obbligatorio per gli enti del terzo settore) in cui ogni ente deve registrare tutti i dati dei volontari che svolgono la loro attività per l'associazione

Per quanto riguarda gli aspetti contabili, i documenti e gli adempimenti di un'associazione sono piuttosto semplici. Vi sono alcune differenze a seconda che si svolga o meno anche attività commerciale. A grandi linee, sono commerciali le attività che generano ricavi per la vendita di beni o servizi al pubblico (persone non associate). Ad esempio, la somministrazione di alimenti e bevande o il commercio di gadget. Questi ricavi sono tassati e vengono distinti da quelli "istituzionali" per i quali, invece, non è prevista una tassazione. Si tratta principalmente delle quote annuali versate dagli associati e delle donazioni.

Associazione che non svolge attività commerciale

In questo caso l'associazione realizza solo entrate istituzionali e a livello contabile occorre tenere 2 documenti:

• il libro giornale, dove si annotano tutte le entrate e le spese dell'associazione in ordine cronologico
• il registro inventario, dove vengono indicati e descritti i beni (mobili e immobili) acquistati dall'associazione

Inoltre, è buona norma conservare le copie dei contratti stipulati dall'organizzazione e i documenti di spesa. Si pensi, ad esempio, ai contratti di locazione per la sede sociale e alle fatture pagate ai fornitori.

Associazione che svolge anche attività commerciale

Quando si realizzano entrate commerciali il consiglio direttivo ha l'obbligo di tenere una contabilità separata per questo tipo di ricavi. I documenti contabili rimangono quelli visti in precedenza, tuttavia sarà necessario tenere distinti i ricavi istituzionali da quelli commerciali in modo che questi ultimi siano immediatamente individuabili (es. si possono prevedere due sezioni distinte nel libro giornale). Quando si svolgono continuativamente queste attività è necessario anche aprire una partita iva per associazione.

Possono poi essere previsti ulteriori adempimenti, come ad esempio la tenuta dei registri IVA o dei beni ammortizzabili (nel quale annotare le quote di ammortamento di alcuni beni). L'esistenza o meno di questi obblighi è legata alla tipologia di entrate commerciali realizzate, al loro ammontare annuale e soprattutto al regime fiscale di tassazione che l'associazione sceglie di applicare.

Il bilancio annuale

La corretta tenuta dei documenti visti in precedenza consente di redigere il bilancio annuale (rendiconto economico) che deve riportare tutte le entrate e le spese dell'anno. Il bilancio viene approvato dall’assemblea entro e non oltre 4 mesi dalla chiusura dell’esercizio precedente che in genere coincide con il 31 dicembre. Se il bilancio è in attivo, l'utile dovrà essere riportato come valore positivo nell'anno successivo. Infatti, a differenza delle società, gli enti no profit non possono distribuire utili agli associati.

Il consiglio direttivo è inoltre tenuto a redigere la relazione di missione. Si tratta di un documento allegato al bilancio in cui vengono illustrate le attività promosse e svolte dall'organizzazione e la loro sostenibilità sulla base del rendimento economico dell'ente. Bisogna inoltre indicare le modalità con cui l'ente ha perseguito e intende perseguire in futuro gli scopi associativi.

Quanto costa la tenuta della contabilità delle associazioni no profit

Le associazioni hanno regole contabili e fiscali particolari. Per questo motivo è consigliabile affidarsi ad un professionista che si occupi della tenuta dei libri contabili, di registrare correttamente le entrate e le uscite e di ogni altro adempimento fiscale necessario. Per il primo anno di attività, il costo medio di un commercialista è di circa €1.000 + IVA.

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